Spendenmailing: Drucken, adressieren und versenden mit siblog

Spendenmailing und Spendenbriefe drucken und versenden


Sie verfolgen ein Satzungsziel, das einer finanziellen Unterstützung bedarf?

Spendenwerbung in Briefform versenden ist ein anerkanntes und erprobtes Mittel, um potenzielle Spenderinnen und Spender auf sich aufmerksam zu machen. Gleichwohl stehen Vereine, Verbände (NPOs) und Parteien untereinander im Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Adressaten und damit natürlich auch um deren Spenden. Damit Sie sich auf erfolgreiches Fundraising für Ihre Organisation konzentrieren können, greifen wir Ihnen in Sachen Druck und Versand unter die Arme.

Unser Service für das Versenden Ihrer Fundraising Mailings

Zu Ihrer Spendenakquise tragen wir bei. Wir sind die Profis für Direktmailings und beraten Sie umfassend zu unseren Dienstleistungen. Diese reichen vom Drucken Ihrer Dokumente, wie etwa Anschreiben, Einleger, Broschüre, Überweisungsbeleg, Antwort-Postkarte oder Spendenbescheinigung, bis hin zum Kuvertieren und Versenden. Portooptimierung und verbindliche Postauflieferungstermine sind ebenso Teil unseres Service.

Wir wissen, dass die Planung eines Spenden-Mailings oft schon Monate im Voraus geschieht. Um ein effizientes Spendenmarketing-Konzept auf die Beine zu stellen, gehört in vielen Hilfefeldern ein Jahresmailing-Programm dazu. Es richtet sich regelmäßig an potenzielle Spenderinnen und Spender oder Fördermitglieder, beispielsweise mit einem Frühjahrsmailing, Sommermailing, Weihnachtsmailing und Jahresendmailing. Daher:

Kontaktieren Sie uns gleich zu Beginn. Wir besprechen Ihre Wünsche, denken uns in Ihr Versandprojekt hinein und erstellen Ihnen ein Angebot mit Zeitschiene für die Druckdatenanlieferung, die Adressdatenübermittlung, den Versand usw. Bei geänderter Adressdatenmenge oder einem Mehr oder Weniger an z.B. Flyern oder Broschüren aktualisieren wir Ihr Angebot. Wir unterbreiten Ihnen auch ein Angebot für den Druck von Infomitteln.

Das Spendenmailing im Überblick

Die zentralen Bestandteile, die wir als Lettershop produzieren und zusammentragen, sind:

  • Flyer oder Broschüre
  • Anschreiben inkl. Zahlschein – oftmals im Überformat

Der Zahlschein erhöht den Spendenzufluss. Trotz Onlinebanking und Finetech – ist er nicht wegzudenken. Noch immer nutzen viele Spenderinnen und Spender keine der neuen Möglichkeiten des Geldtransfers, sondern greifen lieber auf den händisch ausfüllbaren Überweisungsträger zurück. Dieser kann dem Mailing beigelegt werden oder z.B. mittels Perforation dem Anschreiben anhaften.

Dem eigentlichen Mailing folgt dann ggf. ein weiteres Mailing mit: Zuwendungsbestätigung, Dankesworten und weiteren Inhalten wie Rückblick / Ausblick, neuen Impulsen, um die Spendenbereitschaft zu aktivieren. Ob diesem Mailing ebenfalls ein Zahlschein beiliegt, ist Geschmackssache und auch abhängig vom Text.

Was beim Zahlschein zu beachten ist:

Die Besonderheit bei Spendenbriefen ist das Anschreiben im Überformat, auch als Überlänge bezeichnet. Dieses enthält den Briefbogen und unten drunter den abtrennbaren Überweisungsträger. Das Anschreiben inkl. Zahlschein hat dann das Maß: 21 x 40,3 cm. Es wird 4/0-farbig auf beispielsweise 90 g/m² Laser PrePrint Papier gedruckt und der Zahlschein längs und quer perforiert.

Ebenfalls ist es möglich, den Zahlschein auf das A4 Maß zu integrieren, dann bleibt jedoch weniger Platz für Text, der für die Beziehungspflege entscheidend ist.

Generell gilt:

  1. Papier: Wählen Sie beschreibbares für den Druck: kein Bilderdruckpapier, kein lackiertes oder folienkaschiertes Papier
  2. Gestaltung: Achten Sie in jedem Fall auf die Kriterien der Banken, die maschinelle Weiterverarbeitbarkeit und natürlich die Anforderungen der Finanzämter für Spendenhöhen, die keine Zuwendungsbestätigung erfordern.
  3. Personalisierung: Diese erfolgt im nächsten Schritt, im Digitaldruck 1/0-frabig schwarz. Danach wird das große Format auf DIN lang gefalzt und kostengünstig mit weiteren DIN lang Bestandteilen kuvertiert und versendet. Ein C4 oder C5 Mailing ist selbstverständlich ebenfalls möglich.

Spendenmailing drucken und versenden: An alle Details gedacht?

Sie kümmern sich um eine gepflegte Adressdatendatei, gute Texte, um ein ansprechendes Design und bauen eine Beziehung zur Spendenbasis auf. Wir kümmern uns um die reibungslose Produktion und um das Versdenden Ihres Spendenmailings. Das heißt: Wir schauen darauf, dass:

  • Ihr Spenden-Mailing kuvertier- und maschinenfähig ist
  • Papiergrammatur und Format passen, um nicht in die nächste Portoklasse zu rutschen
  • der Mengenversand postkonform aufgeliefert wird
  • Rabatte erzielt werden
  • Sie portooptimiert versenden und damit Kosten sparen
  • Ihre Daten gemäß DSGVO geschützt sind
  • die Regel-Postlaufzeit zu Ihrer Terminschiene passt
  • unzustellbare Sendungen, zu Ihnen zurückkommen, wenn gewünscht
  • Ihre Adressdatei aktuell bleibt; als zusätzliche Serviceleistung buchbar

Unser Lettershop im Einsatz für Ihr Fundraising

Aus dem Marketing-Mix ist das Spendenmailing nicht mehr wegzudenken und gehört – trotz vielgestaltiger Optionen, den Spendenmarkt via Internet zu erreichen – zum professionellen Fundraising dazu. Mit unserem Lettershop stehen Ihnen für die Produktion Ihrer Spendenbriefe moderne Drucker sowie schnelle Falz- und Kuvertiermaschinen zur Seite. Schildern Sie uns Ihr Projekt – wir freuen uns darauf!

Übrigens: Wir drucken und versenden auch Ihren Jahresbericht.

Arbeitsbeispiel:

Tierschutzverein Freiberg e.V., Freiberg: drucken von Anschreiben und Rückmeldebogen, drucken des Zahlscheins, Personalisierung der Anschreiben im Digitaldruck 1/0 farbig schwarz, falzen auf DIN lang, Kuvertierung maschinell drei Teile in grauen Recycling-Briefumschlag DIN lang mit Fenster, Briefe dem Briefdienst übergeben

Rückrufservice: Beratung oder Inspiration gewünscht?

Unser Lettershop Spezialist, Gerd Scheunemann, ruft Sie zurück und beantwortet Ihre Fragen zu unserem Service – werktags innerhalb von 24 Stunden.

Wunschzeit:

Jederzeit

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