Spendenbescheinigungen & Zuwendungsbestätigungen ausstellen und versenden

Machen sich gleich im ersten Quartal die Spendenquittungen, auch Spendenbescheide genannt, auf die postalische Reise. Sie erleichtern Spenderinnen und Spendern das Spenden ungemein. Denn, wer Vereinen spendet, die, finanzamtlich bestätigt, gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, kann Steuern sparen.

Hierfür muss die gemeinnützige Organisation jedoch die Höhe der Zuwendungen korrekt bescheinigen. Nur so kann der gespendete Betrag vom zu versteuernden Einkommen als Sonderausgabe abgezogen und die Steuerlast gesenkt werden.

Wir drucken, kuvertieren und versenden Ihre Zuwendungsbestätigungen (ZWB).

Worauf ist beim Ausstellen von Spendenbescheinigungen zu achten?

Die Bescheinigung muss bestimmte Informationen enthalten, damit die Spende durch das jeweilige Finanzamt für den Abzug Berücksichtigung findet. Hierfür gibt es verbindliche Muster, die das Bundesfinanzamt samt Ausfüllhilfe als Vorlage zur Verfügung stellt und zwar für:

• Spendenbescheinigung über Gelzuwendungen und Mitgliedsbeiträge
• Spendenbescheinigung über Sachzuwendungen (Sachspende)

Non-Profit-Organisationen ist dringend angeraten, sich bei der Ausstellung einer Spendenbescheinigung an die amtlichen Musterformulierungen (auch in Wortlaut und Reihenfolge) zu halten. Abweichende Formulierungen sind tabu. Der Betrag muss sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben aufgeführt werden, Name und Adresse müssen vollständig erfasst sein. Ferner haben Sie Angaben zum Freistellungsbescheid aufzuführen (Datum und Aktenzeichen).

Welche Textbausteine bei Spendenbescheinigungen fett gedruckt werden dürfen und welche nicht ist ebenso vorgegeben wie der Umfang. Die Spendenquittung darf das Format eines DIN-A4-Blatts nicht überschreiten. Zum Glück beidseitig nutzbar. Jedoch darf ein Dankeschön an die Spenderinnen und Spender auf keinen Fall auf die Vorderseite!

Spendenbescheinigung kostengünstig versenden

FundraiserInnen wissen: Nach dem Spendenmailing ist vor dem Spendenmailing. Für Spenden unter 300 Euro reichen vereinfachte Zuwendungsnachweise aus. Für Spenden über 300 Euro sind die Zuwendungsbestätigungen zu versenden, welche viel Akribie verlangen. (Die Grenze stieg zum 1. Januar 2021 von 200 auf 300 Euro.)

Sind die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt, reicht ein Blick auf die Portokosten und Sie werden merken: Nicht nur hoher Aufwand und wenig Platz für einen Dialog mit Ihren Spenderinnen und Spendern, sondern auch noch teuer!

Durch den hohen Personalisierungsgrad haben Spendenbescheinigungen einen „nicht werblichen“ Charakter und kommen nicht als Dialogpost-Mailing (früher Infopost) in Frage. Entsprechend sind die Briefe als vollbezahlte Sendungen bei der Post aufzugeben, als Tagespost – manche sagen auch Briefpost dazu.

Unser Lettershop-Vorteil für Sie!

Gerade für Vereine / NPOs, die in der Regel nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, haben wir deshalb mit verschiedenen Postunternehmen Tarife ausgehandelt, die nicht gleich alle eingenommenen Spenden auffressen.

Wir sind brutto (auch rabattiert) günstiger als die Deutsche Post!

Wir achten auch darauf, dass Sie mit Ihrem Mailing möglichst unter 20g bleiben. Zur Not stellen wir das Papier um, bis Ihre Spendenquittungen in die günstige Portoklasse passen.