Was macht ein Lettershop?

Immer wieder stellt sich mir die Frage: Lettershop – wer hat sich denn so einen blöden Namen für unsere Branche ausgedacht?! Nicht einmal der Duden kennt den Begriff.

Wer das Englische wörtlich übersetzt, kommt sofort auf die falsche Fährte. Letter: geht ja noch. Aber shop? Ich stelle mir hier ein klassisches Ladengeschäft vor:

Bimbim. „Guten Tag, hallo, ich möchte einen Brief kaufen!“
Wir wissen: So ist es nicht. Aber so ähnlich dann doch.

Setzen wir die Begriffe „Brief“ und „Geschäft“ zusammen, wird daraus „Briefgeschäft“. Ausschweifender formuliert „das Geschäft mit den Briefen“. Das kommt dem Kern unserer Tätigkeit schon ganz nahe. Es bleibt die Frage: Was macht ein Lettershop?

Und was machen die Mitarbeitenden im Lettershop? Ich nehme Sie mit und gebe Ihnen Einblicke in unsere Arbeit.

Welche Leistungen bietet der Lettershop an?

Lettershops sind moderne Datenverarbeitungs-, Dienstleistungs- und Produktionsbetriebe, die sich mit der Herstellung von Druckprodukten, deren Personalisierung und Adressierung beschäftigen. Sie fügen Sendungsbestandteile wie Anschreiben, Werbeflyer und Broschüren mit dem Kuvert zu fertigen Briefen zusammen, kalkulieren unter Beachtung des vorgegebenen Budgets, der gewünschten Brieflaufzeit und der benötigten Zustellqualität das Porto. Sie wählen den richtigen Briefdienst aus und übergeben ihm die Sendungen.

Der Lettershop hat also nichts mit „Brief kaufen“ (shoppen) zu tun, sondern mit „Brief fertigen lassen“. Genauer gesagt: Briefeee, viele! Es geht um den Massenversand von Briefen. Damit beschäftigen wir uns tagtäglich.

Ab welcher Menge macht der Lettershop-Service Sinn?

Die maschinelle Verarbeitung beginnt bei 500 Stück und reicht bis hin zu einer Million oder mehr.

Der Lettershop wird immer dann benötigt, wenn ein anderes Unternehmen Zeit und Geld beim Ausdrucken von Serienbriefen, beim Versenden von adressierten Postkarten oder beim Eintüten von mehreren Bestandteilen sparen möchte. Sobald viele Sendungen im Spiel sind, ist die maschinelle Produktion unumgänglich.

Ganz nebenbei schonen Unternehmen, Vereine und Agenturen so auch die Nerven ihrer Mitarbeiter:innen, die vom Papierstau und der Postsortiererei in Postkisten meist ein unschönes Lied singen können.

Typische Maschinen im Lettershop sind:

• Schwarzweiss Hochleistungsdrucker (personalisiert im Offset-Druckverfahren vorgeduckte Briefbögen)
• Falzmaschine (falzt z.B. Anschreiben, Rechnungen maschinell)
• Kuvertiermaschine (kuvertiert Briefe maschinell)
• Etikettendrucker (druckt Etiketten von der Rolle)
• Etikettiermaschine (etikettiert Zeitschriften maschinell)
• Einsteckmaschine (steckt Beilagen maschinell in Zeitschriften oder Kataloge ein)

Davon hat ein Lettershop – so wie wir – in der Regel mehrere, so dass unterschiedliche Versandaktionen parallel produziert werden können.

Wer arbeitet im Lettershop?

Hier die Antworten:

1. Ein Team, das die Maschinen bedient. Darüber hinaus unerlässlich: Zwei, drei technikverliebte Tüftler. Sie schöpfen das Potential der Maschinen voll aus, setzen sie zu (neuen) Produktionsstrassen zusammen und stellen Geschwindigkeit und Druckbild so ein, dass sie für das jeweilige Mailing stimmen. Wichtig für uns, um wirtschaftlich zu bleiben: der Umbau des Maschinenparks muss schnell und flexibel möglich sein.
2. Neben der Produktion gibt es die Abteilungen Innen- und Außendienst, die sich um Kundinnen und Kunden kümmern, beraten, Angebote für den Druck und Versand schreiben, Aufträge annehmen und diese bis zur Postauflieferung steuern.
3. Abgerundet wir das Team durch die interne Datenabteilung, die sich dem Adressverteiler, der postkonformen Aufbereitung aller Sendungen und der Portooptimierung widmet.

Kleines Vokabelbuch:

Adressieren – aufbringen von Adressen auf Briefbögen, Postkarten, Magazine & Katalogen

Personalisieren – individuelle Kundendaten werden aus Datenbanken über Variablen in Texte eingefügt. So wirkt ein Brief gleich viel persönlicher.

Kuvertieren – umgangssprachlich auch „Briefe eintüten“ – verschiedene Briefbestandteile werden zu einem fertigen Brief zusammengestellt

Kuvert – Briefumschlag, Briefhülle