Tipps zum richtigen Adressieren

Beim richtigen Adressieren geht es um zwei Punkte.

1. Vollständigkeit, Schriftgröße und Position
2. Aktualität Ihres Adressdatenverteilers

Für die Gestaltung einer Adresse gibt es laut Deutscher Post DIN-Normen, die wir selbstverständlich einhalten. Die Größe, Position und der Aufbau des Anschriftenfelds für einen Geschäftsbrief wird in der DIN 5008 geregelt. Sie beinhaltet außerdem Vorgaben für die Verwendung von Abkürzungen, Hervorhebungen sowie allgemeine Anweisungen zur Briefgestaltung. Diese Standards gewährleisten eine einheitliche Formatierung von Anschreiben und tragen zur besseren Lesbarkeit bei.

Um das Anschriftenfeld korrekt zu drucken, prüfen wir im ersten Schritt die Verknüpfungen in Ihrer Exceltabelle. Wir gehen die Spalten und Tabellenblätter durch und erzeugen kurze sowie lange Adresszeilen – letztere als Test, um zu sehen, ob alle Varianten lesbar und von der Post automatisiert bearbeitet werden können.

Danach  generieren wir eine Stichprobe für unterschiedliche Adressdatensätze und übermitteln Ihnen diese zur Druckfreigabe. Der Adressdatencheck ist bei uns in der Datenaufbereitung integriert. Hierzu gehört ebenfalls die Portooptimierung. Beides findet in der Datenabteilung statt, selbstverständlich DSGVO-konform.

Trotz aller Sorgfalt, kommt es vor, dass wir fehlerhafte Adressen erhalten und bedienen. Weil sie uns beim Prüfen schleichtweg nicht auffallen. Das können Rechtschreibfehler sein, falsche Hausnummern oder unvollständige Straßennamen. Die Adressen, die uns übermitelt werden, kommen als Tabelle (in einer Excel- oder CSV-Datei) und enthalten tausende Zeilen! Oder wir bekommen große Datenmengen mit PDFs.

Doppelte Adressen lassen sich schnell bereinigen. Fehlerhafte Namen von Empfänger:innen, falsche Orte usw. können wir jedoch nicht erkennen. Diese Adressen werden aber trotzdem verarbeitet, auf die Briefe aufgedruckt und versendet. Allerdings kommen diese Sendungen – trotz hübschem Design – dann nicht an.

Wir bieten unseren Auftraggebenden deshalb diese Dienstleistungen an:

• Adressbesorgung
• Adressabgleich
• Redressbearbeitung

Adressbesorgung: Adressen einkaufen

Adress- oder Listbroker:innen verkaufen und verleihen Adressen von Firmen, Privatpersonen oder handeln mit anderen personenbezogenen Daten.

Die Deutsche Post ist beispielsweise ein Adressbroker und Partner von siblog. Am Markt gibt es eine Vielzahl von Angeboten rund um den Adresseinkauf. Sie haben die Wahl, entweder selbst auf eine/n Adressbroker:in zuzugehen oder wir stellen in Ihrem Auftrag einen Kontakt her.

Welchen Weg wir auch nehmen, aus Datenschutzgründen werden die Adressen nur uns als Lettershop zur Verfügung gestellt, damit wir Ihren Versandauftrag abwickeln können.

Tipp: Adressbroker:innen kommen in der Regel für große Aussendungen in Frage. Haben Sie bereits einen etwas kleineren, gut sortierten Adressverteiler? Dann erweitern Sie diesen, indem Sie ein Direktmailing zur Neukundengewinnung starten.

Hinweis zur Robinsonliste: Manche Menschen wünschen partout keine Werbung – weder im Briefkasten noch per Telefon. Sie haben sich deshalb in die sogenannte Robinsonliste eingetragen. Das respektieren und berücksichtigen wir. Ein Abgleich der Verbraucher:innendaten erfolgt verschlüsselt, so dass nichts offen gelegt wird.

Adressabgleich mit Datenbanken

Adressen lassen sich mit Hilfe verschiedener Datenbanken abgleichen. Beispielsweise können Sie beim Abgleich mit einer Umzugs- oder Sterbedatenbank bares Geld sparen.  In diesem Bereich arbeiten wir mit erfahrenen IT-Partner:innen zusammen. Anhand von Musterausschnitten Ihrer Daten erfolgt vor Angebotserstellung eine Voranalyse.

Redressbearbeitung

Trotz aller Mühe, kann es passieren, dass Sendungen nicht zustellbar sind. Unsere Mitarbeiter:innen erfassen und recherchieren diese Sendungen sorgfältig, sortieren sie und bearbeiten sie anschließend neu.

Ob Sie mit aktuellen Adressen arbeiten, zeigt sich meist erst nach dem Versand – anhand der Brief-Rückläufer. Viele Rückläufer, deutlich mehr als gewöhnlich, sind bitter. Sie bieten aber zugleich die Chance, sich dem Adressverteiler intensiv zu widmen und händisch Brief für Brief abzugleichen.

Da die Pflege des Verteilers zeitintensiv ist, lohnt es sich, Kund:innen, Mitglieder, Teilnehmer:innen usw. in regelmäßigen Abständen anzustupsen und um die Prüfung und ggf. Aktualiserung ihrer Adresse zu bitten. Sensibilisieren Sie auch Ihr Team oder andere Abteilungen für diese Thematik.